Tietosuojaseloste

Finnish Dance Organization FDO ry:n jäsenrekisteriseloste.
(myöhemmin ”FDO ry” tai “me”)

1. Yhteystiedot henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

Toimistosihteeri Raija Vuorinen
Finnish Dance Organization FDO ry
c/o Suomen Tanssiurheiluliitto ry
Valimotie 10
00380 Helsinki
Sähköposti toimisto(at)fdo.fi
GSM +358 50 433 6465

2. Rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Tietolähteenä toimii oma.fdo.fi -sivustolla sekä kilpailujen sivuilla olevat lomakkeet, jotka henkilö itse täyttää. Tietoja käytetään etenkin seuraaviin tarkoituksiin:

• jäsenyyksien ylläpito
• kilpailutoiminnan toteuttaminen
• kurssien, koulutusten, luentojen toteuttaminen
• materiaalien tilaus, esimerkiksi mitalit, kunniamerkit, Dance Awards -palkinnot
• tulospalvelun ylläpito ja tilastojen julkaisu
• vakuutustietojen välittäminen vakuutusyhtiölle
• jäsenviestintä
• analysointi ja tilastointi
• asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen ja kehittäminen
• asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
• kohdennettu sähköinen suoramarkkinointi

Rekisteröitymällä FDO ry:n rekisteriin käyttäjä hyväksyy palvelun käyttöehdot ja myöntää markkinointiluvan palveluntarjoajalle. Postitamme noin kerran kuukaudessa jäsenkirjeen rekisterissä oleville jäsenmaksun maksaneille ja markkinoimme kilpailuita ja kursseja.

Yhdistyksen toimihenkilöitä (hallituksen jäsenet ja jaostolaiset, tuomarit, pisteidenlaskijat, kilpailuvalvojat) varten on erillinen sähköinen lomake, jossa heiltä pyydetään lupaa julkaista nimi ja paikkakunta yhdistyksen nettisivulla.

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteriin tallennetaan ainoastaan sellaisia tietoja, jotka ovat välttämättömiä kohdassa 2 mainittujen tarkoitusten toteuttamiseen.

Kerättäviä tietoja ovat:

• rekisteröidyn etunimi, sukunimi, syntymäaika, sähköpostiosoite, kotisoite, puhelinnumero, alaikäisen huoltajan tiedot (etunimi, sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite). Alaikäisen huoltajan tiedot poistuvat järjestelmästä, kun henkilö täyttää 18 vuotta eli on täysikäinen.
• demografiatiedot (ikä, sukupuoli, kansallisuus)
• mahdolliset luvat ja suostumukset (esimerkiksi markkinointi- ja viestintälupa)
• jäsenhistoria (jäsen- ja kilpailulupamaksut)
• kilpailuhistoria (maksut, ilmoittautumiset, tulokset)
• kurssihistoria (maksut, ilmoittautumiset)

Henkilötietoja säilytetään jäsensuhteen ajan. Henkilötiedot poistetaan automaattisesti, mikäli jäsen ei viiteen (5) peräkkäiseen vuoteen ole maksanut jäsenmaksua. Poikkeuksena tulosarkistot. Tietoja ei voida palauttaa poistamisen jälkeen.

Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin rekisteröidyn henkilötietoja käsittelyperusteen päättymisen jälkeen noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä.

4. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteritietoja ei säilytetä muussa kuin sähköisessä muodossa. Rekisterin palvelinlaitteistoa ylläpidetään hyvän ylläpitotavan ja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Pääsy rekisteritietoja sisältävään tietokantaan on rajoitettu sekä verkkotekniikan että henkilökohtaisten käyttäjätunnusten ja salasanojen avulla.

Rekisterin käyttöoikeus ja ylläpito-oikeudet on rajoitetulla joukolla yhdistyksen luottamushenkilöitä, jotka ovat puheenjohtaja, toimistosihteeri ja pisteidenlaskijat. Lisäksi järjestelmätoimittajalla (Integral Oy) on pääsy tietoihin järjestelmän teknisen ylläpidon vuoksi.

Vastuu kolmansien osapuolten tiedoista

Mikäli palvelussa on linkkejä Internet-sivuille, joita ylläpitävät osapuolet, joihin meillä ei ole määräysvaltaa, emme vastaa näiden Internet-sivujen sisällöstä, linkkien toimivuudesta tai sivuilla olevan tiedon saatavuudesta.

FDO ry ei vastaa kolmannen osapuolen sivustoilla mahdollisesti kerättävistä henkilötiedoista, eikä ole vastuussa kolmannen osapuolen toimittaman mainosmateriaalin lain- ja hyvien tapojen mukaisuudesta.

5. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa. FDO ry luovuttaa tietoja muille kolmansille osapuolille tarvittaessa seuraavissa tapauksissa

• koulutusten ja kurssien vetäjille osallistujien läsnäolon varmistamiseksi
• kilpailuhistoriatietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten
• toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.

Tietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Poikkeuksena kuitenkin kattojärjestö IDO:n (International Dance Organization) kansainvälisiin kilpailuihin osallistuvat rekisteröidyt, jolloin tarvittavat tiedot siirretään järjestävälle taholle tapahtumiin osallistumisen mahdollistamiseksi.

6. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeuksien toteutumisen varmistamiseksi rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan tarkistamalla rekisteriin kirjatut yhteystiedot ja syntymäaika.

Tarkastus- ja oikaisuoikeus

Rekisterissä olevalla on henkilötietolain mukainen oikeus tietojensa tarkastukseen korvauksetta kerran vuodessa. Sen, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot, on esitettävä tästä kirjallinen ja omakätisesti allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu pyyntö rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle.

Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää FDO ry:tä käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaan tai muuhun viestintään, ilmoittamalla siitä kirjallisesti rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle.

Oikeus poistaa tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia FDO ry:tä poistamaan hänen tietonsa rekisterinpitäjän markkinointirekisteristä ilmoittamalla siitä kirjallisesti rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle. Rekisteröidyllä on mahdollisuus poistaa itsensä postituslistoilta myös sähköpostin lopussa olevan linkin kautta.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus Suomen tietosuojavaltuutetulle tavasta, jolla käsittelemme rekisteröidyn tietoja.

7. Muutokset näihin tietosuojakäytänteisiin

Tätä tietosuojakäytännettä voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.
Tämä ilmoitus on päivitetty viimeksi 13.11.2021.